Il reportage sulle attività di Facilitazione Grafica e Graphic Recording svolte in occasione del Cloud Day di Oracle, il più importante evento dedicato al cloud computing in Italia.

Siamo a Milano, invitati da Oracle Italia a supportare con un’attività di graphic recording la presentazione più importante dell’anno: il Cloud Day. Si tratta dell’evento principale dedicato al cloud computing, un appuntamento che annualmente Oracle riserva ai propri clienti per illustrare nuove soluzioni e servizi e raccontare i più significativi business case. Già da alcuni mesi collaboriamo con il team di Oracle ed in particolare con il gruppo che si occupa di
Customer Experience Solutions, per accompagnare con il nostro intervento di facilitatori le presentazioni ed i workshop con i clienti top. C’è stata fin dall’inizio un’ ottima collaborazione, si è creato uno spirito positivo che ha fatto sì che le attività di facilitazione grafica potessero integrarsi e valorizzare in maniera efficace la strategia di comunicazione al cliente di Oracle.

Il buon esito delle precedenti sessioni di graphic recording è stato certamente il frutto di una chiara condivisione di obiettivi. Il team di Oracle ci ha offerto sempre le migliori condizioni per poter lavorare: briefing chiari e accurati, documentazione completa, fiducia nelle capacità di saper interpretare correttamente i messaggi da comunicare. Per questa ragione siamo contenti e orgogliosi ci abbiano coinvolto anche in questa circostanza, la più importante dell’anno.

Quando arriviamo nella sala del convegno, ci rendiamo immediatamente conto della importanza dell’occasione. La platea è molto ampia. Sono oltre 900 i partecipanti registrati attesi. Sul palco gli allestitori stanno montando 3 schermi giganti. Tutto l’evento è ripreso dalla regia video. Ci sarà la diretta twitter e l’hashtag ufficiale è #clouddayIT. Allestiamo il nostro pannello che sarà posizionato circa a metà della sala e una telecamera fissa riprenderà continuamente il nostro lavoro rimandando le immagini live sul palco alle spalle dei relatori, consentendo quindi alla platea di vedere da vicino il nostro lavoro.

Non abbiamo ricevuto molte informazioni preliminari sui contenuti delle relazioni. Come spesso accade in queste occasioni gli interventi sono continuamente rivisti fino a pochi minuti prima dell’inizio della conferenza. Lavoreremo molto probabilmente con l’ascolto-attivo. Io aiuterò Rocco con note e bigliettini a memorizzare i concetti chiave degli interventi, man mano che sono presentati alla platea permettendo in questo modo al disegnatore di concentrarsi sulla realizzazione del disegno, curandone dettagli e particolari, provando a non perdere il filo del discorso e allo stesso tempo cercando al massimo di essere sincronizzati con le parole dei relatori. Non sarà facile e avremo gli occhi di tutti addosso! Ma non sono in ansia. Lo abbiamo fatto altre volte. Rocco è molto abile e io ho fatto la punta a tutte le matite.

Mentre Giovanni rivede gli ultimi dettagli del suo intervento e si consulta con i suoi collaboratori, l’allestimento di sala e palco sono quasi al termine. Nel frattempo sono arrivate anche le presentazioni di Mariano Corso e Sylvain Quernè. Le scorriamo insieme a Rocco e definiamo gli ultimi dettagli, certi che comunque non si tratta della versione definitive e che i “nostri” relatori, il giorno seguente, ci avrebbero certamente riservato qualche sorpresa inaspettata.

La mattina del 21 ottobre ci svegliamo presto. Rocco si prepara controllando la qualità del tratto di tutti i pennarelli. Faccio in tempo a presentarmi agli altri due relatori e spiego loro cosa andremo a fare e quale sarà il nostro ruolo. Mariano Corso e Sylvain Quernè si dimostrano subito disponibili e curiosi di vedere il risultato finale.
Nel frattempo il pubblico entra e la sala si riempie in breve tempo. In orario perfetto, inizia la giornata. La telecamera si accende. Su palco sale il primo relatore. Inizia la presentazione.
Il nostro pannello comincia a colorarsi e riempirsi di disegni e scritte. Prendo appunti e li passo poco a poco a Rocco che procede rapidissimo e preciso, creando una session di disegno dal vivo puntuale, in sincronia con le parole dei relatori, ricca di improvvisazione e densa di contenuti, ma anche di stimoli e suggestioni grafiche.
La regia video dell’evento è precisa e molto curata. L’effetto del disegno che si materializza sui grandi schermi in parallelo allo scorrere delle slides, alternato alle inquadrature del pubblico e al live twitting creano una spettacolare scenografia. Tutto sta procedendo per il meglio e mentre Rocco disegna trovo il tempo di fare anche qualche fotografia dal mio punto di vista.

Le due ore e mezza di sessione plenaria scorrono via rapidamente. Il pannello è quasi terminato. Chiudiamo il nostro intervento di facilitazione grafica contornando i temi riportati sul pannello con il tratto identificativo di una grande nuvola rossa.
Ad una prima occhiata ci pare di essere riusciti a raccontare davvero solo l’essenziale, ma a poco a poco mi rendo conto di quante informazioni, idee, dati, descrizioni di processi, relazioni tra concetti siamo comunque riusciti ad inserire nel disegno finale, offrendo una visione sintetica e strutturata, ma anche ricca e articolata. A poco a poco il pubblico si avvicina alla nostra postazione e mentre qualcuno fotografa il nostro lavoro, noi ci riposiamo qualche minuto, soddisfatti del risultato.

Ma non c’è molto tempo per le chiacchiere. Dopo pochi minuti, raccogliamo gli attrezzi del mestiere (pennarelli e matite) e ci muoviamo verso un’altra sala, dove, di lì a poco, andremo a comporre una nuova session di graphic recording, questa volta per raccontare le soluzioni cloud dedicate alla Customer Experience.
Ma questo è un altro disegno…